Synerdocs – это сервис обмена электронными документами между компаниями. Сервис позволяет мгновенно обмениваться любыми данными (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами и т.п.) с обеспечением их юридической значимости согласно действующему законодательству, гарантируя целостность и конфиденциальность передаваемых данных.
Synerdocs + Directum
Внешний обмен документами является органической частью общего документооборота любой организации. Чтобы объединить внутреннее движение документов с процессом внешнего обмена, сервис Synerdocs интегрирован с ECM-системой Directum.
Интеграция реализована в виде готового коннектора, который входит в базовую поставку системы Directum начиная с версии 4.9. Модуль «Интеграция с системами обмена» (Directum Interchange System Integration – DISI) обеспечивает инфраструктуру для взаимодействия сервисов обмена с ECM-системой, которая выступает хранилищем юридически значимых документов.
Интеграция Directum и Synerdocs позволяет:
- автоматически принимать и отправлять документы в интерфейсе Directum;
- создавать удобный электронный архив юридически значимых электронных документов;
- подписывать и согласовывать электронные документы.
Обмен документами реализован через удобный мастер действий, в ходе которого создаются карточки абонентов, запрашиваются реквизиты и формируются запросы на обмен. Для начала достаточно создать запись справочника для каждого участника обмена и установить связь между абонентами.
При отправке и обработке полученных электронных документов пользователи работают в стандартном интерфейсе системы Directum. Входящие документы автоматически отправляются ответственным сотрудникам в задании по типовому маршруту. Из карточки задания ответственный может перенаправить весь комплект другому сотруднику, зарегистрировать входящие документы либо самостоятельно рассмотреть их.
Финансово-учетный документооборот
Первичные финансовые документы являются важнейшим классом документов, требующим отдельного подхода. Счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и другие первичные учетные документы необходимо своевременно согласовывать, подписывать, сверять с контрагентами и готовить к налоговым проверкам. Для этих задач существует бизнес-решение «Directum: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» (МФУДО), в архитектуру которого входит сервис Synerdocs.
Решение позволяет:
- Обеспечить выполнения требований Приказа Минфина России от 25 апреля 2011 №50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»
- Облегчить подготовку к налоговым и аудиторским проверкам.
- Сократить прямые расходы на самые трудоемкие процессы:
- согласование, подписание первичных учетных документов внутри организации;
- обмен документами с контрагентами;
- занесение информации из входящих первичных учетных документов, поступающих в формализованном виде, в учетную систему;
- Контроль возврата документов от контрагентов.
- Организовать архив с быстрым доступом к первичным учетным документам, с управляемыми сроками хранения и гибкой политикой доступа к ним;
- Проводить сверки с контрагентами за счет готовых инструментов для контроля возврата первичных документов.
Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам
В МФУДО реализованы готовые инструменты для выгрузки документов к налоговым проверкам или судебным разбирательствам. Выборки учитывают следующие критерии:
- наименование контрагента;
- юридическое лицо вашей компании;
- вид документов;
- период;
- при необходимости можно указать договор, в рамках которого необходимо выгрузить документы.
Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС. В случае если необходимо отправить документы в бумажном виде, то автоматически формируется опись документов.
Узнайте больше о других технологических составляющих Synerdocs и бизнес-решениях Directum.
+7 (3412) 72-11-00
